Informes a medida
Elige qué columnas necesita y el Excel sale listo. Con nombre y apellido en campos separados, para no corregir formatos nunca más.
El problema
Lo que pasa en una secretaría
Lo que pasa en una secretaría
que trabaja con planillas
No es que falte orden. Es que la información vive en archivos separados, y cada pedido obliga a reconstruirla desde cero.
«Lo necesitamos para mañana»
Los pedidos de información del Ministerio o de organismos externos llegan con un día de plazo. Sin sistema, se arman a mano y a contrarreloj.
Los datos están en cinco planillas distintas
Una lista por grado, otra de contactos, otra de documentación. Cada una con su versión y su formato, y nadie sabe cuál es la última.
Cada organismo pide otro formato
Uno quiere apellido y nombre juntos, otro separados, otro con el DNI en columna aparte. Se va más tiempo en corregir el Excel que en buscar los datos.
«Entrar lista por lista para ver quién debe el DNI»
Revisar a mano, alumno por alumno, quién tiene la documentación completa. Y sin fecha de recepción registrada, ante un reclamo no hay con qué respaldarse.
Pasar de grado lleva días
Al cerrar el ciclo hay que actualizar el registro de cada alumno, uno por uno, con el riesgo de que alguno quede en el grado anterior.
«El sistema provincial lo abre una sola compu»
La directora espera a que el secretario salga para poder entrar. Con un acceso por vez, la administración trabaja por turnos en lugar de trabajar junta.
Todo esto se resuelve con una sola base bien armada.
No hace falta cambiar cómo trabaja la secretaría.
La solución
Un sistema pensado
Un sistema pensado
para la secretaría
Enfocado en lo administrativo, sin módulos pedagógicos que complican el uso. Fácil de aprender para personal que no está habituado a sistemas nuevos.
Una sola base
Toda la información del alumno en un lugar, con acceso simultáneo desde varias computadoras. Sin versiones paralelas ni datos históricos perdidos.
Legajo único
Un número que acompaña al alumno durante toda su trayectoria escolar, para seguirlo año tras año sin duplicados.
Grupos familiares
Hermanos vinculados entre sí: los datos de los padres se cargan una vez y se ve a toda la familia dentro de la institución de un solo golpe.
Control de documentación
Checklist de requisitos —DNI, certificados, contratos— con la fecha y hora exacta de recepción. Y alertas de quién tiene papeles pendientes.
Promoción masiva
Al cerrar el ciclo lectivo, selecciona un grado completo y lo promueve al siguiente en un clic.
Caso real
Ya lo hicimos:
Ya lo hicimos:
de dos días a unos minutos
Colegio privado · Secretaría y legajos
El informe que no llegaba
El informe que no llegaba
a tiempo
Un colegio no alcanzaba a responder los pedidos de información del Ministerio de Educación de un día para el otro. Sin sistema, cada informe se armaba a mano cruzando planillas de distintas oficinas.
Ahora el informe se exporta: elige las columnas que le piden y
sale el Excel armado. Lo que antes llevaba dos días, ahora son minutos.
Antes
Cruzar a mano las planillas de cada oficina para armar cada informe
Ahora
Una sola base y exportación a medida en el momento en que lo piden
Lo que resolvió el sistema
- Exportación a medida. Las columnas que pida cada organismo.
- Una sola base. Se terminó la información repartida entre oficinas.
- Legajo único. Toda la trayectoria del alumno bajo un número.
- Grupos familiares. Hermanos vinculados, padres cargados una vez.
- Checklist con sello de tiempo. Fecha y hora de cada requisito.
- Alertas de faltantes. Antes de que venza el plazo.
- Promoción masiva. Un grado completo, en un clic.
- Varios puestos a la vez. Sin cupos de usuario ni esperar turno.
Lo que se pregunta antes de llamarnos
Las dudas razonables
Depende del alcance, y por eso el relevamiento es sin cargo: de ahí sale una
propuesta con precio y plazo cerrados, por escrito. Trabajamos por proyecto y
no con horas abiertas. Y no paga funciones que no va a usar: si la escuela no
necesita módulos pedagógicos ni financieros, no están. Eso es lo que vuelve
caros a los sistemas comerciales masivos, que cobran todo el paquete. Al
sistema se suma un abono mensual de mantenimiento, que se detalla acá abajo.
Sí, un abono mensual de mantenimiento, aparte del sistema. Cubre el soporte,
las copias de seguridad y los ajustes del día a día, y dos cosas que sostienen
al sistema con el tiempo. La primera es la auditoría periódica de los
datos: revisamos que los informes salgan con información real,
corrigiendo errores de carga y verificando que las actualizaciones del hosting
o del navegador no cambien los resultados sin que nadie se entere. Un informe
sirve si alguien controla que esté bien. La segunda es la protección
contra ataques: el sistema queda detrás de Cloudflare, la misma barrera
que usan los bancos, que filtra el tráfico antes de que llegue al servidor y
mantiene los datos de los alumnos y sus familias fuera del alcance de terceros.
No, y no lo reemplaza. Los sistemas oficiales guardan lo que el Estado necesita,
con sus reglas y un acceso por vez, y se siguen usando para lo que corresponde.
Este es el sistema interno de la institución: lo abren todos los puestos a la
vez, sin cupos de usuario, tiene los datos que ustedes necesitan todos los días
y exporta la información en el formato que les pidan. Conviven los dos.
Sí. Importamos los alumnos, los contactos y el historial desde las planillas
que ya tiene, incluido el trabajo de separar nombre y apellido y normalizar
los formatos. Se hace en paralelo: sigue usando sus planillas hasta que el
sistema está probado con sus datos reales.
Está hecho para eso: enfoque administrativo, sin módulos pedagógicos ni
financieros complejos de entrada. Entregamos manuales e instructivos por rol,
con las pantallas de su propio sistema, y el soporte es remoto e inmediato:
entramos y lo resolvemos con la persona en línea.
El sistema es suyo, con su código, su base de datos y su documentación. Si
mañana decide que lo siga otro equipo, se lo puede llevar. Y los módulos se
agregan o se quitan según lo que la institución realmente necesite.
Cuéntenos cómo trabaja su secretaría
Miramos cómo llevan hoy los legajos y los informes, y le decimos qué se puede ordenar, qué no conviene tocar y cuánto costaría. Si su caso no justifica un sistema, también se lo decimos.