Las cuotas del mes, de una vez
Todos los cargos de un curso o del colegio entero, generados juntos. Lo que tomaba días pasa a ser un clic.
El sistema
Así se ve por dentro
No es una maqueta: son pantallas del sistema que hoy administra las cuotas de varios colegios. Los datos que ve son de demostración.
Cobrar y facturar, en un solo paso.
Se registra el pago y el sistema hace el resto: aplica el descuento que
corresponde, muestra qué deuda cancela y con qué saldo queda, y emite la
factura con CAE a nombre del responsable.
Los alumnos y su deuda, a la vista.
Cada uno con su responsable de pago y su saldo. Los hermanos quedan
agrupados, para que el descuento por grupo familiar salga solo.
La cuenta de cada familia.
Los meses que debe y el saldo total, en el momento. Sin buscar en planillas
ni cruzar listados para saber quién está al día.
Esto mismo, adaptado a cómo cobra su colegio.
Le mostramos el sistema funcionando, sin compromiso.
La obligación
Qué exige la RG 5824/2026
Qué exige la RG 5824/2026
y desde cuándo
La resolución elimina las excepciones que permitían facturar con recibos internos o liquidaciones propias. Rige desde el 1 de julio de 2026 y alcanza a más de 12.000 instituciones en todo el país.
1
Comprobante por cada cobro
Cada cuota, matrícula y servicio necesita un comprobante electrónico respaldado por CAE. Ya no alcanza el recibo interno.
2
Responsable identificado
Hay que identificar individualmente al padre, tutor o responsable del pago con nombre, apellido y CUIT, CUIL o CDI.
3
Conceptos discriminados
No se puede facturar un monto global: la enseñanza programática, las extraprogramáticas y los servicios adicionales van separados.
4
Individual o mensual
Se puede emitir una factura por cada pago, o un único Comprobante de Liquidación Electrónica Mensual por responsable.
Y hay una presión que no viene de ARCA: los padres necesitan el
comprobante bien emitido, con su identificación, para cargar el gasto en SiRADIG
y deducir los servicios educativos de Ganancias. Si el comprobante sale mal, el
reclamo llega a la administración del colegio.
Ver cómo lo resolvemos
Resumen orientativo de la RG 5824/2026 de ARCA, complementaria del régimen de la RG 3368/2012. La resolución prevé un cronograma escalonado para las actividades que requieren mayor desarrollo operativo. El encuadre fiscal de su institución lo define su contador: nosotros nos ocupamos de que el sistema emita lo que corresponda.
El problema
Lo que pasa en la administración
Lo que pasa en la administración
de un colegio, todos los meses
El colegio funciona. El problema es cuántas horas y cuánta gente hacen falta para sostener la parte administrativa —y qué pasa ahora que hay que facturar todo.
«Ahora cada cuota necesita factura»
Lo que se resolvía con un recibo interno hoy exige un comprobante electrónico con CAE. Uno por familia, todos los meses, multiplicado por la matrícula entera.
La plata del viaje va por afuera
Materiales, campamento, comedor, transporte: se cobran por transferencia, en sobre o por el grupo de WhatsApp. Ahora hay que facturarlo, y por separado de la cuota.
«¿A nombre de quién sale la factura?»
El cargo es del alumno, pero el comprobante va al responsable de pago con su CUIT o CUIL. Con dos hermanos en el colegio, un responsable y varios cargos.
Los descuentos se calculan a mano
Pago en término, hermanos, becas del 10 % al 100 %. Cada mes alguien revisa familia por familia quién paga cuánto, y una distracción sale cara.
La deuda se sabe cuando alguien la busca
Sin listados al día, el reclamo depende de la memoria y del tiempo que sobre. Lo que no se reclama a tiempo se cobra tarde, o no se cobra.
«Necesito el comprobante para SiRADIG»
Los padres deducen los servicios educativos de Ganancias y necesitan el comprobante bien emitido. Si sale mal, el reclamo llega a la administración, no al contador.
Nada de esto se arregla con más planillas.
Se arregla con un sistema hecho para cómo cobra su colegio.
La solución
Un sistema web hecho
Un sistema web hecho
para su forma de cobrar
No es un paquete cerrado: se arma alrededor de cómo cobra su colegio, y los módulos que no le sirven no están.
Facturación ARCA con CAE
Factura o recibo electrónico emitido en el mismo momento en que se registra el pago. Con plan de contingencia para seguir cobrando si ARCA se cae.
Viajes, materiales y extras
Campamento, comedor, transporte, libros: se cargan al alumno y salen discriminados del resto. Se termina el cobro por afuera.
Descuentos y becas
Pago en término, hermanos, becas del 10 % al 100 % con vigencia propia por alumno. Se aplican solos según la fecha del recibo.
Un responsable, varios hijos
El cargo queda en el alumno y el comprobante sale a nombre del responsable de pago, con su CUIT, CUIL o CDI. Los hermanos no se duplican.
Deuda al instante
Quién debe y cuánto, con el detalle mes a mes o el saldo total. En el momento, para la dirección, para el contador y para la familia que pregunta.
Caso real
Ya lo hicimos:
Ya lo hicimos:
de un sistema obsoleto a la web
Cuotas de varios colegios · En producción
Una plataforma web nueva,
Una plataforma web nueva,
sin cambiarle la rutina a la administración
«Teníamos un sistema obsoleto.» Quien administra las cuotas de varios colegios venía trabajando sobre un programa que ya nadie podía mantener, con las planillas al costado para todo lo que el programa no hacía.
La condición era clara: nadie iba a cambiar su forma de
trabajar. Quien cobra sigue con sus recibos de papel — todo lo demás se
digitalizó de la puerta para adentro.
Antes
Cargar los cargos uno por uno y armar los listados en Excel
Ahora
Las cuotas de todo el colegio en un clic y factura con CAE en el momento del cobro
Lo que resolvió el sistema
- Cuotas masivas. Todos los cargos del mes, de una vez.
- Legajo y DNI. Sin confundir cuentas con nombres parecidos.
- Descuentos automáticos. Pago en término y hermanos, por fecha de recibo.
- Becas. Del 10 % al 100 %, con vigencia propia por alumno.
- ARCA con CAE. Al registrar el pago, con contingencia.
- Efectivo y transferencias. El cierre de cada colegio, armado solo.
- Arqueo diario. La caja física contra lo registrado.
- En la nube. Se opera desde la PC, la tablet o el celular.
Lo que se pregunta antes de llamarnos
Las dudas razonables
El sistema emite lo que la norma exige: comprobante electrónico con CAE por
cada cobro, el responsable identificado con CUIT, CUIL o CDI, y los conceptos
discriminados entre cuota, extraprogramáticas y servicios adicionales. También
puede emitir un único comprobante de liquidación mensual por responsable, si
le conviene más.
Lo que no hacemos es asesoramiento fiscal: el encuadre de su institución y qué debe facturar lo define su contador. Nosotros hacemos que el sistema emita exactamente eso, y trabajamos con su contador si hace falta.
Lo que no hacemos es asesoramiento fiscal: el encuadre de su institución y qué debe facturar lo define su contador. Nosotros hacemos que el sistema emita exactamente eso, y trabajamos con su contador si hace falta.
Depende del alcance, y por eso el relevamiento es sin cargo: de ahí sale una
propuesta con precio y plazo cerrados, por escrito. Trabajamos por proyecto y
no con horas abiertas. Si conviene arrancar por una parte chica para probar,
lo planteamos así.
No. Si cobra en la administración, por transferencia, en la puerta o las
tres cosas, el sistema se adapta a eso: lo que cambia es que el cobro queda
registrado y facturado en el momento, en lugar de anotarse para cargarlo
después. El caso que mostramos arriba se hizo con esa condición: quien cobra
sigue con sus recibos de papel y la digitalización pasa de la puerta para
adentro.
Sí. Migramos cuentas, saldos e historial desde sistemas obsoletos de
escritorio, bases antiguas o planillas. Se hace en paralelo: el sistema
viejo sigue funcionando hasta que el nuevo está probado con sus datos reales.
Entregamos manuales e instructivos hechos para cada rol —administración,
secretaría, dirección— con las pantallas de su propio sistema. Y el soporte es
remoto e inmediato: entramos y lo resolvemos con la persona en línea.
El sistema es suyo, con su código y su documentación. Si mañana decide que lo
siga otro equipo, se lo puede llevar.
¿Administra las cuotas de varios colegios?
Si su empresa es la que cobra, el mismo sistema resuelve la operación completa:
cuentas separadas por colegio, cierres de efectivo y transferencias, arqueo de caja
diario y el detalle de lo cobrado para cada institución. Cuéntenos cómo trabaja y se
lo planteamos en el relevamiento.
Cuéntenos cómo cobra hoy
Miramos su operación y le decimos qué se puede automatizar, qué no conviene y cuánto costaría. Si su caso no justifica un sistema, también se lo decimos: preferimos perder un proyecto antes que venderle uno que no le sirve.